Что такое платежный календарь предприятия

Платежный календарь компании — инструмент, предназначенный для краткосрочного планирования движения финансовых средств в посуточной разбивке. Используя документ, организация может прогнозировать появление кассовых разрывов и вовремя принимать меры по их недопущению.

Составление платежного календаря предприятия — задача экономиста, бухгалтера или другого работника, ответственного за поступление и расход денежных средств. В крупных корпорациях и группах компаний формированием документа занимается финдиректор.

 

Содержимое и цели формирования платежного календаря

 

Календарь платежей для бизнеса разрабатывают и ведут в форме таблицы. Открыв документ, можно увидеть, в какой день на предприятии может возникнуть кассовый разрыв — когда суммы финансовых средств на счёте организации окажется недостаточно для покрытия плановых расходов.

Содержимое платежного календаря:

• Деньги по соглашениям эквайринга, которые должны поступить в бюджет компании;
• Инкассированные суммы, планируемые к приходу на расчетный счёт;
• Выплаты, по которым допущены просрочки;
• Налоги;
• Предстоящая оплата поставщикам и другим контрагентам предприятия;
• Финансовые средства, которые должны прийти на счёт организации от покупателей, заказчиков.

Платежный календарь — ценный инструмент для любого бизнеса. Но особенно полезен он малым и средним компаниям, чаще других сталкивающихся с кассовыми разрывами.

Необходимость и цели формирования документа

Главная задача платежного календаря — показывать, когда и какие суммы будут поступать и, напротив, расходоваться предприятием. Варианты расхода — оплата налогов в Федеральную Налоговую Службу РФ, отправка авансов поставщикам «расходников» и т.д. Дополнительно в течение всего планового периода, например, 2-4 недель, рекомендуется вносить в документ сведения об остатках финансовых средств на начало и конец рабочей смены.

Составление и ведение детализированного календаря платежей позволяет компаниям предупреждать кассовые разрывы. Другими словами, своевременно исполнять денежные обязательства, такие как:

• Оплата пенсионных взносов и налогов;
• Внесение ежемесячных платежей по кредитам и займам;
• Выплата зарплаты;
• Перевод средств за расходные материалы, сырье.

Если платежный календарь указывает на приближающийся кассовый разрыв, руководитель может принять меры по его недопущению. Например:

• Отложить покупку дорогостоящего актива;
• Предложить клиенту скидку за внесение аванса;
• Договориться с поставщиком об отсрочке оплаты.

Окончательным итогом может быть не только сохранение деловой репутации организации, но и отсутствие убытков (предположим, благодаря предупреждению возникновения неустойки перед банком). Последствия кассовых разрывов могут быть и более тяжкими — от временной остановки работы предприятия до уголовной ответственности, ареста расчетного счёта.

Дополнительно платежный календарь позволяет:

• Принимать гибкие финансовые решения при изменении условий отечественной и мировой экономики;
• Оптимизировать политику компании по займам и кредитам;
• Планировать платежи, принимая в расчет их приоритетность;
• Объединять информацию о расходах и поступлениях денег.

Во многом документ напоминает о другом инструменте планирования — БДДС. Однако существует немало важных отличий.

 

БДДС и календарь платежей — разница

 

Ключевые отличия календаря платежей от его «конкурента»:

1. Беспрерывность. Информация должна вноситься в документ каждый день. Фактические и плановые данные должны совпадать, поэтому регулярная корректировка сведений обязательна.
2. Сроки. Платежные календари не составляются на несколько месяцев или лет. Их формируют на ближайший непродолжительный срок к текущей дате, ориентируясь на свои цели. Например, на 20 суток или на 2 недели.
3. Детализация. Любой показатель наглядно и максимально расписывается — указываются названия расчетных счетов, наименования продукции, поставщиков и другие детальные сведения.

Бюджет  движения денежных средств должен определять потребность бизнеса в кредитах и займах, устанавливая актуальную платежеспособность компании. Долгосрочный документ формируется на период от 1-ого месяца и более. После его используют для стратегического планирования. Данные о денежных потоках не детализируются.

Руководство по формированию календаря платежей

 

Составлять и вести документ удобно в файле Excel. В форму с названием проекта, под который формируется платежный календарь, необходимо внести следующую информацию:

• Суммы поступления и расхода финансовых средств;
• Даты входящих и исходящих денежных потоков;
• Поставщики и прочие контрагенты;
• Источники прибыли и затрат с пояснениями.

На свое усмотрение предприятие может убрать или внести другие данные. Предположим, разбить календарь платежей на графы затрат и финансовых потоков по подразделениям.

Суммы следует прописывать в значениях, сроки — в столбцах, названия поставщиков и других контрагентов, статей и финансовых потоков — в строчках.

Для упрощения работы с платежным календарем, организации стоит разработать другой внутренний документ — регламент платежей. Здесь необходимо указать схему сбора и принятия заявок на затраты согласно утвержденному бюджету.  Руководство филиалов сможет тратить денежные средства на ведение бизнеса, учитывая предложенные им лимиты. Высший приоритет могут получить, предположим, проценты по займам и налоги.

В регламенте платежей необходимо обозначить их приоритетность. При дефиците финансов в бюджете, можно будет корректировать порядок оплат в соответствии с очередностью.

Наиболее сложный этап создания платежного календаря — внесение плановых показателей. Проблемы возникают при определении дат и сумм расходов и поступлений по дням. Поэтому для формирования документа нужна помощь представителей всех структурных подразделений организации.

Сведения необходимо рассортировать по пунктам и контрагентам. После — по графам и датам документа. В таком виде платежный календарь уже позволит соотносить расходы с поступлениями. Будет понятно, в какой день следующей недели (-ль) есть опасность образования кассового разрыва.

Следующий шаг — оценка предстоящих затрат по важности. При опасности дефицита финансовых средств, платежи с низким приоритетом можно перенести на поздний период.

 

Правила ведения календаря платежей

 

После внесения плановых данных, ответственный сотрудник компании должен контролировать соблюдение статей платежного календаря. С этой целью в программе «банк-клиент» необходимо выгрузить сведения по расчетному счёту. По завершению недели или каждый день из утилиты по бухучету нужно брать обороты по ККМ.

Для выявления возможных кассовых разрывов, следует соотносить фактические и плановые показатели финансовых потоков. При отклонении от норм прибыльности, требуется принимать меры по поступлению денежных средств.

Иногда величина поступлений будет оказываться меньшей суммы плановых платежей. Ничего страшного в этом нет, при условии, что предприятие способно восполнять дефицит с помощью овердрафта или собственных средств.

 

Подводим итоги

 

Формирование календаря платежей предприятия — инструмент для быстрого контроля соблюдения лимитов бюджета и недопущения кассовых разрывов. Время, затраченное на его создание и ведение, полностью окупается уменьшением рисков столкнуться с репутационными и финансовыми потерями.